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チーム会議のホワイトボード術

チームで会議する場合、必ずホワイトボードを用意しましょう。
ホワイトボードを会議に使用する代表的な利点として以下があります。

1.議論の全体像を図で共有することで、議論を的から外れにくくする
放っておくと会議の主題(幹)と深くかかわらない(枝・葉)部分へと議論が進んでしまうことはよくある話です。ホワイトボードに議論の全体を図で書きながら進めるとメンバーも「大勢に関係のない話で時間を使ってしまっているな」と気がつきやすいものです。

2.会議のTODO(やることリスト)を書き出して進行をスムーズにする
会議をスタートするときには今回の会議で「何決めるのか」「どこまで議論するのか」「何時までに終わるのか」を明確にボードに書き出しておくと、リーダーだけが時間配分にイライラすることもなくなるかもしれません。

3.感覚的な話も図・グラフ化により、伝わりやすくする
会議では言葉でなかなか伝わらないときにストレスを感じるものです。
また、言葉があいまいだとメンバーの解釈も区々です。
言葉に図やグラフを添えるだけでも意識の共有度合いは違ってきます。

i d e a * i d e aでホワイトボードの効果的な使い方が紹介されていた。
非常にわかりやすく書かれています。
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大量データの送受信

グループのメンバー間で大容量のファイルを交換する場合、送信相手のメールボックスの容量が気になってファイルが送れない場合に便利無料なサービスをご紹介。

FileTruck
・最大1GBまで無料転送
・最大10人まで複数転送
・転送履歴機能あり

データ便
・会員登録不要
・お手軽

サービス業者に一定期間ファイルを預けて、メール送付相手にはダウンロード用のURLが記載されたメールが届きます。ファイルを直接送付するのではなく、URLからダウンロードしてもらうため、メールボックスの容量を気にしなくてよいという仕組み。

ただし、大事なファイルを一定期間サービス業者に預けるというリスクもあるため、送受信するファイルの内容には十分注意しましょう。


効率的に論文を書く習慣

論文執筆に限らず、効率的に仕事を片付けるための習慣をご紹介。

1.夕食は20時までに少なめに摂る
食事の習慣として摂取量を朝食<昼食<夕食と無意識に設定している人は多いと思います。
でも本当は朝食>昼食>夕食でよいのです。
夕食を摂りすぎると睡眠に影響します。早い時間に少なめに摂りましょう。

2.汗をかかなかった日は運動する
寝る前に「今日は汗をかかなかったな」と思ったら軽い運動をしましょう。
本当はジョギングやウォーキングがよいのですが、室内での筋トレでもいいでしょう。
体を動かすことで毎日のリズムをつかみやすくなります。

3.夜は22時までに寝て、朝は5時に起きる
夜22時以降に執筆作業をしてもたいした効果はありません。
卒論提出の間際のラストスパートなら理解はできますが、普段は22時までに執筆作業を終え、朝にまわしましょう。朝の一時間は夜の三時間ほどの効率が期待できます。

4.朝食を必ず摂る
朝食はその日のガソリンのようなもの。
摂らずに執筆しても効率は上がりません。
頭がフレッシュになった分、夜よりも効果は期待できますが、まずは朝食から一日をスタートさせましょう。

5.午前中に作業はしない
「作業」は午後にまわして、午前は「計画・創造」をしましょう。
単調な「作業」はいつでもできます。
頭をつかったり、アイデアをしぼったりする「計画・創造」は午前中に適しています。
個人差があるため夜発揮できる人もいますが、午前は頭もフレッシュで、より適しています。

6.15分間の昼寝を確保する
昼食後13~14時は眠気のピークです。
ここで15分だけ仮眠時間を確保できれば、その後の効率が改善されます。
アイマスク、耳栓、携帯枕などを持ち歩いておくと便利ですね。

お気づきとは思いますが、効率は「質の高い睡眠」と「適時適量の食事」に支えられています。
普段から当然のように行っている「睡眠」「食事」ですから、それをちょっと工夫してみてはいかがでしょうか?


卒論にやりがいを見出す

満足できる卒業論文を完成させるためには、「やりがい」が必要だ。

仕事でも勉強でもやりがいを見つけ出せただけで、その他大勢から抜け出したことになる。
やりがいがあれば効率も上がり、質も向上するからだ。

では、やりがいとはどこに隠れているのか、考えてみた。
やりがい

自分がやりたいことで」「社会からも求められていること」、かつ「自分の能力・環境で実現可能な範囲」のことにやりがいが隠れているのではないかと考える。
ひとつでも欠けると物足りないと感じる。

やりがいはひとりひとり異なる。
確実に言えることは、やりがいのない卒業論文は制作する側も評価する側も幸福にはしない。


他人と一味違う論文を書くための方法

少しでも他人と違う論文を書くために必要な4つの姿勢。

1.卒論を2回書く
多くのライバルは実は卒論を1回しか書いていない。
人生で論文を一度しか書いたことがないという人がいかに多いことか。
一度で思い通りの成果が残せる人は多くありません。
逆に2回以上論文を書けば、完成度のより高くなります。

2.コラボレーションする
多くの卒業論文は既存の論文と書籍、あるいは自分が行った研究やアンケートを元に執筆されています。
コラボレーションするのはそういった容易に入手できる情報とではなく、自分とは全く異なる分野の人物、技術とである。
常識にとらわれず、新しい試みを取り入れるためには、新しい空気に触れる機会を増やしたい。

3.発表までに10人に論文を評価してもらう
卒業論文の提出・発表までに果たして何人に論文を見せたことがあるだろうか?

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グループの予定はGoogle Calendarで調整しよう

就職活動にアルバイト、授業に旅行にと毎日を忙しく過ごす学生さん。
卒論制作にあてる時間も少ないのみグループで集まろうとするとさらに難しい。

Google Calendar

Google Calendar ならメンバー間でカレンダーを共有できるので、都合の良い日を見つけるのに最適。
ぜひメンバーのスケジュール管理に導入してみましょう。


Google Documentsでチーム内の情報を共有しよう

グループで卒業論文・レポートを作成するならGoogle Documentsがオススメ。

グループ内でPCの文書ファイルの送受信が多くなると、古いファイルに追記してしまい、どのファイルが最新のものかわからなくなる。

Google Documents ならファイルをネット上で編集できるので、ネット上のものが常に最新。
また、簡単にグループ内で文書を共有できるのでメールで送受信する手間が省ける。

Google Documents


作成できるのは以下の3タイプのファイル。
文書(Microsoft Wordのようなソフト)
スプレッドシート(同 Excelのようなソフト)
プレゼンテーションソフト(同 Powerpointのようなソフト)

フォルダ分けもできて、PC上となんら変わらない操作性もうれしい。


集中的に調べる6つの方法

物事を集中的に調べるための6つの行動。

1.テーマを持つ、問題意識を持つ
いつもどおり生活していても、集中的に調べるべきテーマが明確であれば、関連する情報は自然と目に飛び込んでくる。正確には「飛び込んできた情報に気づくようになる」。
実は普段からテーマについてのヒントはあふれていることが多い。頭が「テーマモード」になっていないため見落としていることがほとんどだ。
まずは「今これが知りたい」というテーマを自分の頭の中に明確に持とう。

2.自分から情報を発信する
知らないことを知ろうとするために情報源を探すのは当たり前の行動だが、いつまでも同じ情報源にとどまっていたのでは入手できる情報が頭打ちになる。
ある程度知識・情報のホルダーになったら、今度は自分からそれを発信する立場に回ってみよう。
実は多くの情報は自分で探しに行くよりも、発信者になることで自然と集まってくるものだ。

3.インターネット検索ばかりに頼らない
「インターネットで調べた情報だけで論文を書こう」と考える人をたまに見かける。
しかし、インターネットに掲載された誰もが無料で閲覧できる情報にはあまり価値がない。
「誰もが」「容易に」「無料で」知りえる情報だからである。
ではどのような情報には価値があるのか。

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3時間で「専門家」になる私の方法

「調べる」フェーズで活躍してくれる。

インターネットによる情報収集方法のお作法が紹介されている。
いわゆる通常の「検索」はGoogleやYahoo!が想像されるが、日経テレコンなどの有料サービスや2ちゃんねるの活用法までが紹介されているところが他と違う。
すぐに活用できる具体的なノウハウ集である。

ただ、普段からインターネットを使って、他人に教えるくらい知っているという人には物足りない部分もある。知らなかった部分だけを拾って活用することをお薦めする。


問題解決プロフェッショナル

卒論をより論理的なものにするために
「考える」「書く」フェーズで活躍してくれる。
会社ではコンサルタントがよく使用する考え方(フレームワーク)を紹介している。
MECE(ミッシー)」「ロジックツリー」「パレート分析」など卒論制作に活用できるツールが多く紹介されている。


卒論完成までに潜む10のリスク

卒業論文は制作に数ヶ月、場合によっては1年以上必要になる。
制作の期間、規模が大きくなれば、リスクも比例して大きくなる。
今回は卒論完成というゴールまでの道のりに潜むリスクと対策について考えてみたい。

1.教授が相談の時間をくれない
教授は忙しい。急に相談に言っても時間がないため相手をしてくれないことも少なくない。
卒論に着手してあなたはまずスケジュールを作ります。
そのスケジュールには教授への中間報告日を見切り発車でも決めてしまいましょう。
教授から空いている日を聞いて、半年、1年前から約束しておけば教授も邪険には扱わないでしょう。

2.制作中に先に他人が同じテーマで脚光を浴びる
制作中に新聞・業界誌等で同じテーマについての記事を発見するということもあり得る。
新発見を自分より先に他人が立証・発表してしまったというケース。
あるいは、テーマの前提としていた業界の常識、基礎が大きく変わってしまうというケース。
これらは日ごろからアンテナを高くしておくことである程度は未然に防止できる。

3.就職・進学がなかなか決まらない
就職活動は学部なら3年生の秋ごろから始まり4年生の春ごろがピーク。
当然就職活動が長引くと卒論に費やせる時間も短くなる。
就職活動前に卒論制作に着手しておくことで、全体の作業のボリューム感をつかんでおく必要がある。

4.就職先の研修で忙しい
就職した会社によっては入社前から教育が始まる企業も少なくない。
外資系であればTOEIC、会計事務所であれば公認会計士試験、そのほか宅建、情報処理試験など業界独自の基礎知識を学生のうちから勉強することを指示される。
そのボリュームが卒論制作に大きく影響するほどであれば、勇気を持って就職先企業に相談してみるのも手かもしれない。
ただし、卒論制作にかける熱意を持って説得しなければ、事前教育の免除は認められないだろうし、「言い訳する人」というレッテルを貼られる危険性もある。

5.時間が圧倒的に足りない

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マイクロソフトオフィスの使い方

卒論・レポートの執筆にマイクロソフトオフィスを使う人は多いでしょう。
今回は基本的な操作方法について解説しているサイトをご紹介します。

ワード
基本:All About Wordの使い方

エクセル
基本:All About Excelの使い方
グラフ:Be Cool Users

パワーポイント
基本:All About PowerPointの使い方
プレゼン:BB-WAVE的PowerPoint使い倒し術


テーマ設定に必要な姿勢

1.とりあえずという気楽な気持ち
とにかく、とりあえずやってみるという姿勢から発見が生まれることに期待。
やってみたいことはすべて紙に書き出そう。

2.無理な理由を並べるより、できる対策を考える
知識、環境、時間、能力の面で「自分には無理」な理由を考える時間があるのなら、それらを克服するためにはどうすればよいかを考えよう。

3.周囲の意見に惑わされない

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テーマが見つからない

問題が発見できない理由
テーマが見つからない」という悩みは多く聞かれる。
なぜテーマが見つからないのか、その理由は考えてみた。

1.対象分野の基礎知識がない
単純に対象分野の知識が足りないため、テーマも見つからないというパターン。
解決するためには・・・もちろん勉強しましょう。
ただし、「もしかしてこんなテーマで書けないだろうか」という仮説を持ちながら基礎知識の習得にのぞんでください。

2.対象分野の現状分析が足りない
分野や業界の基礎知識はあるが、現状分析ができていない。
教科書は読めているが、新聞・業界雑誌が読めていないというパターン。

3.対象分野の抱える問題を構造的に抽出できない

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ブルー・オーシャン戦略

競争のない分野で勝負する
テーマ設定などの「考える」フェーズで活躍してくれる。

あなたの卒業論文のテーマ、すでに誰かが似たテーマで研究をしていたということはないだろうか?
あるいは、今後同じテーマであなたよりも優れた研究をされる可能性が高いということはないだろうか?

すでに認知されているテーマで勝負するということは力勝負になりやすい。
お金と人員に余裕がある方が勝つ確率が高い。
ではどこで勝負すればよいのか。
既存の分野(レッド・オーシャン)ではなく、新しい分野(ブルー・オーシャン)を見つければ、敵などいないという考え方。
ビジネス書であるが、論文制作に大いに活用できる名著である。



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