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ミーティングを効率化する5つの方法

グループで論文・レポートを制作する上でミーティングは欠かせない。
一方で、ミーティングにばかり時間を費やしてしまう問題も起きやすい。

そんなミーティングを効率的に進めるための考え方を紹介します。

1.「何時間で」「何を決めるのか」を開始前に決めておく
ダラダラ続くミーティングに限って、何も決まらない。
何を決めるのかという目的意識を持ってメンバーがミーティングに参加できるようにしましょう。
この2点をミーティング前に確認しておくことで、「その話は今日決めるべき事柄ではないので、次回に回しませんか?」という指摘ができる。

2.ミーティングで使用する資料は事前にメンバーに送付しておく
その日の資料をその日に見たのではメンバーからもアイデアがうまれなくい。
有名な経営者にはミーティング資料には事前に目を通さない。という人もいますが、
それは会議をいくつも経験した会議の達人だからできる技。
基本は事前に読んで、予習しておいた状態でみんなで集まりましょう。

3.「事実」と「意見」と「質問」を明確にする
ミーティングで話していると、それが「事実」を述べているのか「意見」を述べているのか「質問」をしているのか、話している本人もわからなくなっていることがある。
話すときは自分がどれを話しているのかを意識した方が話がまとまりやすい。

4.「保留事項」と「決定事項」を明確にする
ミーティングで決定したことはミーティングの最後に「○○については、△△に決定したということで」と全体で確認した方がよい。

5.議論の前提を明確にしておく
前提のない議論は実りがないことが多い。
「予算」「期限」「範囲」などの前提をあらかじめ決めておくと実のある話ができる。
もちろん「アイデア」を広げるときは前提をつけずに自由に意見を出し合った方がよい。
今回のミーティングで議論を「広げる」のか「狭める」のかを明確にしておけば、議論の方向も定まりやすい。
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